受電数に応じた料金形態で電話業務の代行を依頼する際の代行業者の選び方

電話代行の活用により受電への効率的な対応が可能になる

電話代行を活用することにより、電話対応要員が不在の場合であっても、スムーズな電話応答が実現します。休日など、社員が出勤していないタイミングであっても、電話対応を外部に依頼することで、重要な受電を取りこぼすことが無くなるのです。電話代行サービスを提供する業者では、受電量に応じた料金形態を提供しています。受電数に応じた課金を行なうサービスと、一定の月額料金でサービスを導入する形態です。 自社の電話業務を外部に委託する際には、事前に受電量を把握しておく必要があります。顧客対応など、休みの日であっても、多くの受電が発生する場合には、月額料金の方が良いでしょう。反対に、少量の問合せを受けるだけであれば、受電数毎の課金形態を採用するといったように、導入形態を判断するためには、前もって受電数を見積もることが大切となります。

オプションサービスを視野に入れた上で導入形態を検討する

電話代行業者の中には、受電数に応じた料金形態以外に、様々なオプションサービスを提供するところもあります。秘書代行サービスや、24時間対応サービスなど、目的に応じたオプションが提供されています。料金形態を検討するにあたっては、受電数だけでは無く、どのような場面で電話を受けるのかを考えておくことも大切です。重要な取引先からの受電が多い場合には、秘書代行サービスを付加する必要が出て来ます。顧客からの電話が深夜帯に及ぶのであれば、24時間対応サービスを適用する必要があります。多くの電話代行業者では、契約前に受けられる、事前見積もりを行っています。自社が想定する受電数や、求めるサービス内容を元に、相談を進めていった方が良いでしょう。